Ilmainen projektityökalu, osa 2

”Tärkeimmät asiat ensin”

Kuten edellinen blogini Ilmainen projektityökalu, osa 1 antoi olettaa on aika esitellä seuraava ilmainen työkalu. Tämä työkalu ei ole ehkä niin helppo käyttöinen, mutta ominaisuuksia löytyy ehkä enemmän. Siinä missä trello on loistava tiimityökalu, Cohuman on asteen verran myös yksilölliseen työskentelyyn sopivampi systeemi. Cohumanin tavoitteena on luoda systeemi, joka jatkuvasti nostaa tärkeimmät tehtävät ylös ja auttaa näin projektia onnistumaan.

Cohumanissa voidaan luoda eri projekteja, aivan kuten trellossa. Korttien tilalla on tehtävät, joiden tilaa vaihdellaan vakioitujen tilojen kautta. Tilat ovat: Aktiivinen (Active), Odottavat (Snoozing), Arkistoitu (Archiced), Valmiit (finished).

Trelloon verrattuna ominaisuuksia löytyy ainakin vielä hiukan enemmän:

• Voit syöttää tehtävän arviodun ajan ja toteutuneen ajan
• Voit asettaa tehtävän toistuvaksi tai käynnistää sen uudestaan
• Voit määrittää kenelle tehtävä näkyy
• Voit määrittää tehtävälle seuraajan
• Voit määrittää tehtävälle edeltävän tehtävän, eli päästään aitoon Gantt-kaavio tunnelmaan
• Erityinen kiitos siitä, että voit linkittää tiedoston suoraan google doc:sta

Cohumanissa on valmiina neljä erinlaista hakua, jotka toimivat myös erinlaisina näkyminä:

• Omat tehtävät
• Viimeisin toiminta
• Odottavat
• DL tänään

Poikkeuksellista Cohumanissa on sen priorisointi järjestelmä. Jokainen tehtävä saa oman numeronsa, numero määräytyy seuraavista asioista: DL, liitteiden määrästä, kommentoinneista, estävistä muista tehtävistä, tehtävään osallistuvista henkilöistä ja monesta muusta asioasta. Ilmeisesti varsinainen kaava on liikesalaisuus, mutta käyttäjälle riittänee että se toimii.

Cohuman on Mindjet tuote ja on kohtuullisen aktiivisen kääntämisen kohteena, joten ehkä tulevaisuudessa pääsemme nauttimaan myös suomenkielisestä versiosta. Kielitiedostossa on vähän reilut 1000 riviä, joten jos olet kiinnostunut kääntämään lähde on vapaa.

Lopuksi vielä aito esittelyvideo:

 

Ilmainen projektityökalu, osa 1

Netti on pullollaan hyviä ja ilmaisia työkaluja, tänään haluan esitellä yhden niistä. Partiossa on jokaisella organisaatiotasolla ja joka vuosi menossa jokin projekti. Projektienhallinta vaatii johtajalta paljon ja jo pelkästään todo-listojen tekeminen ja ylläpitäminen saattaa olla työlästä.

Sähköisiä projektinhallinta työkaluja on lukuisia kuuluisimpia niistä lienee MS Project, joka on Microsoftin kaupallinen tuote. Vastaavaa ilmaiseksi löytyy esim Gantt project. Nämä ovat kuitenkin harrastus käyttöön kohtuullisen kankeita ja ehkä liian insinöörimäisiä (jossa ei sinänsä kyllä ole mitään vikaa ;)).

Trello, sen sijaan on kevyt, selainpohjainen ja yksinkertainen työkalu. Se pohjautuu kortteihin (Card), jotka kuvaavat eri tehtäviä. Kortteja hallinnoidaan listoissa (List), jotka muodostavat projektin työpöydän (Board).
Yksinkertainen työpöytä koostuu kolmesta listasta: Tehtävät (Todo), Työnalla (Doing), Valmiit (Done).

Jokaiseen listaan voit lisätä haluamasi määrän tehtäviä. Tehtävät voidaan nimetä, niihin voi lisätä vastuuhenkilöt,  tehtäväkorttiin voi lisätä oman tsekkauslistan ja jopa youtube-videon. Luonnollisesti voit antaa äänesi johonkin tehtävään esim, ideointi vaiheessa sekä määrittää tehtävälle DL-päivän.

Loin nopeasti malliksi kesäleiri projektin Trelloon, kyseinen projekti on täysin julkinen ja siihen voi lisätä kommentteja kuka tahansa. Käy kurkkaamassa ja lisäämässä omat kommenttisi:https://trello.com/board/kes-leiri/4ee7c319d15c8f66341b4a36

Tässä vielä palvelun esittelyvideo:

 

Solmut solmussa ja partiotaidot

Partiota tuntemattomille toimintamme on pitkään näyttäytynyt solmujen nyprääjien harrastukselta. Tätähän ei koko partio kuitenkaan ole. Tämän takia olemme yleisesti halunneet painaa solmujen tekoa sivummalle toiminnastamme ja se ei paljonkaan näy viestinnämässämme. Osa partiolaisistamme sanoo jo ylpeillen että ei osaa ainuttakaan solmua, eihän niitä nykypäivänä enää tarvita. Ehkä hyvä näin, mutta pohtikaamme hetken solmujen teon merkitystä.

Yksinkertainen solmu yhdistää kaksi narua tai sitoo köyden kiinni. Hyvän ja oikeaoppisesti tehdyn solmun saa helposti auki. Kun on valittu oikea solmu oikeaan tarkoitukseen, se myös tekee tehtävänsä luotettavasti.

Solmujen tekeminen vaatii harjaantumista eli solmuja on yksinkertaisesti tehtävä useaan otteeseen. Monelle tästä tulee mieleen kertotaulun tankkaaminen tai armeijan sulkeiset. Toistaminen on ehkä tylsää, mutta se myös kasvattaa hermoja ja opittu taito säilyy koko iän.Solmujen tekeminen opettaa siis yksinkertaisella tavalla kärsivällisyyttä. Kärsivällisyyttä sitten elämässä tarvitaan kun joudutaan avaamaan solmuja, joita ei ole solmittu oikein.

Oppinut solmujentekijä tietää miten kaksi samankokoista tai erikokoista solmua yhdistetään toisiinsa. Partiossa ja muussakin elämässä partiolainen tarvitsee paljon myös johtamistaitoja. Mielestäni yksi johtajan tarvitsemista taidoista on erinlaisten solmujen tekeminen eli eri ihmisten yhdistäminen työskentelytiimieksi.
On ensin tunnistettava millaiset solmittavat ihmiset ovat ja tämän jälkeen on valittava oikea solmu,joka pitää tiukankin paikan tullen.
Taitava johtaja solmii joukkuestaan verkon, jossa jokainen on sopivasti ja oikeassa paikassa kiinni.

Valitettavan usein partiolainen joutuu selvittämään taitamattoman johtajan sekasotku solmua, tähän tarvitaan kärsivällisyyttä. Vain harvoin solmun avaamiseen toimii väkivalta ja silloinkaan se ei tuota pitkäaikaista ratkaisua.

Pitäkäämme siis huolta perustaidoistamme ja solmikaa ystävyyden solmu taidolla.

 

Testaa lippukuntasi!

Tämän ainutlaatuisen testin avulla voit testata lippukuntasi toiminnan laadun*. Vastaa kysymyksiin rehellisesti. Merkitse ylös pisteesi ja katso testin lopusta millä tasolla lippukuntasi on. Muista kommentoida lippukuntasi pisteet!

(* tämä testi on erittäin epävirallinen ja määritellyt pisteet ovat kirjoittajan omia mielipiteitä.)

1. Meidän lippukunnassa on tapana liikkua ulkona…

• Jokainen toimintaryhmä tekee toimintakauden aikana vähintään 4 retkeä. Joka kesä pidämme tai osallistumme kesäleiriin. Vanhemmat ikäkaudet tekevät vuosittain viikonmittaisen vaelluksen/purjehduksen. 8 pistettä.
• Ryhmät käy retkellä pari kertaa vuodessa. Osallistumme kesäleireihin, jos joku muu järjestää ne. Oma kesäleirimme järjestetään aina kun ei ole muita kesäleirejä. 6 pistettä.
• Ryhmät käyvät noin kerran vuodessa retkellä. Osallistuimme piirileirille, omaa leiriä ei ole ollut pitkään aikaan. 4 pistettä.
• Yksi ryhmämme käy pari kertaa vuodessa retkellä, muut eivät koskaan tai tosi harvoin. Omia leirejä ei ole ollut, mutta muitten järjestämiin leireihin olemme osallistuneet pienellä porukalla. 2 pistettä.

Lisäpisteet:

+2 pistettä, talvileiristä
+2 pistettä, talvivaelluksesta
+1 pistettä, jos retkiä on yli 4 kpl/ryhmä
-1 pistettä, jos leirillä on ollut vain yli 22v. osallistujia

2 .Toimintaryhmämme ovat viime vuosina…

• Meillä on jokaisessa ikäkaudessa toimintaryhmä. Jokaista ryhmää johtaa koulutettu ja pestattu sekä motivoitunut johtaja. 8 pistettä.
• Meillä on jokaisessa ikäkaudessa toimintaryhmä. Vaeltajat ja Samoaja ryhmät koostuvat lähinnä nuorempien ikäkausien johtajista. 6 pistettä.
• Meillä ei ole samoaja tai vaeltajatoimintaa mutta meillä toimii muut ikäkaudet. 4 pistettä.
• Meillä on vain sudenpentu ja seikkailijaryhmät. 2 pistettä.

Lisäpisteet:

+2 pistettä, koulutettu Luotsi
+ 1 pistettä, pestattu johtaja
– 1 pistettä, Samoajaikäinen on  pistetty johtamaan supe tai seikkailija-ryhmää

3.Johtajaneuvostoamme kuvaa eniten…

• Olemme motivoitunut porukka, joka suunnittelee innolla toimintaa. Toimintasuunnitelmamme teemme aina ajoissa mahdollisimman tarkasti, jotta kaikki pääsisivät osallistumaan lippukunnan tapahtumiin. Meillä ei ole vaikeuksia löytää tapahtumiin tekijöitä, on myös tärkeää että tehtävät kiertävät. On erityisen tärkeää että Johtajaneuvostossa on edustus, joka ikäkaudesta. 8 pistettä.
• JN toiminta on rutiinien hoitamista. Porukka on tiivis. Teemme oman työmme ja ikäkausijohtajat huolehtivat lopusta. 6 pistettä.
• Johtajaneuvostossa on lähinnä lpkj, sihteeri ja joku muu pj. Pienellä porukalla asiat hoituu helpoiten. Nakit jaetaan mulle, sillä omalla porukalla ei ole aikaa. 4 pistettä.
• JN on täysin turha. Yhdistystä johdetaan vuosikokouksissa. 2 pistettä.

Lisäpisteet:

+ 2 pistettä, JN:n asiakirjat ovat julkisia ja ne löytyy lpk:n verkosta
+ 1 pistettä, JN saa kiitosta että asiat on hyvissä ajoin suunniteltu
– 1 pistettä, JN ei ole kokoontunut 6 kuukauteen
-2 pistettä,  joku on eronnut JN:stä kesken kauden, koska on kyllästynyt. tms.

4. Leirien ja retkien lisäksi …

• Osallistumme aina piirin PT-kisoihin jokaisessa sarjassa. Järjestämme joka vuonna lippukunnan oman tapahtuman (pikkujoulut, talvirieha tms.) Olemme mukana paikkakuntamme yhteisissä tapahtumissa omalla panoksellamme. 8 pistettä.
• Käymme vain kisoissa, muut tapahtumat ovat turhia. 6 pistettä.
• Kerran vuodessa tapahtuu muutakin kuin, esim. tänä vuonna olimme lippukunnan kanssa paikkakunnan markkinoilla paistamassa lettuja. 4 pistettä.
• Viime vuonna oltiin kai keräämässä kolehti joulukirkossa. 2 pistettä.
• Ei hän me muualla. 0 pistettä.

Lisäpisteet:

+2 pistettä, SM-kisoihin osallistunut vartio
+1 pistettä, Lippukunnan järjestämä oma tapahtuma ulkopuolisille osallistujille
– 1 pistettä, Toimintasuunnitelmaan laadittu tapahtuma peruttiin kun sille ei löytynyt johtajaa
5. Lippukunta viestii…

• Omilla kotisivuillaan. Meillä on myös säännöllisesti ilmestyvä lippukuntalehti, joka jaetaan jäsenten lisäksi sidosryhmillemme. 8 pistettä.
• Nettisivuilla ja kotiin lähettävillä tiedotteilla 6 pistettä.
• Lippukunta lehti kertoo 2 kertaa vuodessa kaiken olleellisen, muuta ei tarvita. 4 pistettä.
• Lippukunnan nettisivut on hiukan vanhentuneet. Panostamme A4 tiedotteisiin, sillä ne riittäävät kyllä. 2 pistettä.
• Suomi elää metsästä, lähetämme kerran vuodessa vuosikokous kutsun yli 18 v. jäsenille. 0 pistettä.

Lisäpisteet:

+ 2 pistettä, meillä on kotisivujen lisäksi jäsenille suunnattu extranetti
+1 pistettä, lippukuntalehdellä on aktiivinen toimituskunta yli 4 jäsentä
– 1 pistettä, lippukunnan kotisivut on päivitetty viimeksi vuonna 2010 tai myöhemmin – 1 piste/vuosi. Esim. päivitetty 2006 = -5 pistettä.

6.Lippukunnan rahat ja omaisuus on järjestetty…

• Meillä on varainhankinta strategia ja lippukunnan talous on tasapainossa.  8 pistettä.
• Talous on tasapainossa ja tulot eivät ole yhden tukijalan varassa. 6 pistettä.
• Tappiota tulee joka vuosi jonkun verran, mutta kaikki tilit ovat asiallisesti hoidettu. 4 pistettä.
• Meidän rahat hoitaa taloudenhoitaja, kai kaikki on ihan jees. 2 pistettä.
• Meidän rahat hoitaa taloudenhoitaja, hänestä ei toki ole kuultu mitään pariin vuoteen. 0 pistettä.

Lisäpisteet:

+ 2 pistettä, lippukunnalla on oma kämppä tai alus
+ 1 pistettä, adventtikalenteri myyntimme oli yli 10/ jäsen
– 2 pistettä, tilinpäätös on viimeiset 2 vuotta reilusti negatiivinen
-1 pistettä, kalustomme on ruosteessa ja hajalla

Tulokset

Yli 60 pistettä: Olette erinomaisessa vedossa. Teistä olisi hyvä muiden ottaa esimerkkiä, ehkä teiltä löytyy potkua tukea lippukuntaa, joka on saanut huonot pisteet testissä?

48-60 pistettä: Teillä pyyhkii hyvin. Voitte toki vielä parantaa toiminnan määrää.  Jatkakaa samaan malliin seuraavat  100 vuotta.

36-48 pistettä: Oikein hyvä tulos. Lippukuntanne on kohtuullisessa kunnossa. Muistakaa säännöllisesti kouluttaa johtajianne. Ja laittakaa paukkuja toiminnan laatuun, parissa vuodessa kasvatte A-luokkaan.

24-36 pistettä: Nyt on jokin osa-alue pielessä tai sitten teillä menee vain todella tasapaksusti. Olisikohan aika vaihtaa lippukunnanjohtoja ja antaa tilaa nuoremmille ajatuksille.

12-24 pistettä: Lippukuntanne on vajomassa aallon kuoppaan. Tämä on normaalia yhdistystoiminnassa, joten älkää pelästykö. Ottakaa heti niskasta kiinni ja pistäkää toiminta ojennukseen.

0-12 pistettä: Aika heikosti menee, toivottavasti saatte uutta nousua tähän pohjanoteeraukseen. Ota reippaasti yhteyttä alueohjaajasi ja laadi lippukunnalle noususuunnitelma: http://www.partio.fi/Suomeksi/Aikuiset/Materiaalit/Aluetyon_tyokalupakki/Lippukunnan_toiminnan_kehittaminen.iw3

Alle 0 pistettä: En kutsuisi teitä enää partiolippukunnaksi. Nyt on aika ryhdistäytyä ja tarttua toimeen.

 

10 tapaa rekrytoida aikuinen partioon

Partio haluaa kasvaa tai oikeastaan pitää nykyisen jäsenmääränsä. Noh tietyllä tavalla ei se kasvukaan ole itsetarkoitus, me vain haluamme että kaikilla olisi mahdollisuus harrastaa partiota. Koska partio on tavallaan joukkuelaji, tarvitaan retkelle ja leirille enemmän kuin yksi partiolainen. Jotta ryhmät pääsisivät luontoon seikkailemaan, tarvitaan muutama aikuinen lisää. Ohessa omavaltaisessa järjestyksessä kymmenen rekrytointivihjettä:

1. Kysy kaverilta

Kerro kaverillesi harrastuksestasi, luotettavan ystävän kertomus toiminnasta on parasta markkinointia. Pyydä kaveri mukaan esim. retkelle apuun.  Muista koukuttaa kaveri tarpeeksi hitaasti partioon.   Vaikka harrastus on hieno, ei se ole ihan kaikkien juttu. Ei siis kannata pilata ystävyyssuhdetta pakottamalla kaveria pestiin, johon hän ei oikeasti halua.

Parhaimmillaan kaveri pääsee mukaasi retkelle, leirille ja vaellukselle. Löydät lopulta kaverisi erätulilta miettimässä ensi vuoden tarpoja toimintaa.

2. Rekryä Isä tai äiti

Jututa rohkeasti lapsen huoltajaa, vanhempi on luontaisesti kiinnostunut toiminnasta. Mikäli äiti tai isä on jo valinnut (nuorempien ikäkausien kohdalla) partio sopivaksi harrastukseksi, ovat he ainakin puoliksi myydyt ajatukselle. Suurin haaste on saada aikuinen vakuutettua siitä että hän aidosti osaa toimia partiossa ja olla partiolainen. Lupaa hänelle Suomen paras partiokoulutus ja kerro hänelle partio pikkusalat kädestä pitäen.  Pestissään onnellinen isi tai äiti on palkinto, joka hivelee rekrytoijan sydäntä.

3.Varasta toiselta yhdistykseltä

Monet yhdistykset tarjoavat aikuisille toimintaa, joka on lähellä partiointia. Näiltä yhdistyksiltä usein puuttuu lasten ja nuorten toiminta eli se jokin mikä saa toiminnasta täydellisen. SPR, Suomen latu, vapaaehtoiset maanpuolustusyhdistykset tarjoavat aikuisia, joilla on jo valmiiksi hyvät taidot toimia partiolaisina.  Ei tarvitse kuin rohkaista ja viedä aikuinen partiokoulutukseen oppimaan partio-ohjelman salat sekä lasten ja nuorten ohjaaminen.Varastaminen toiselta yhdistykseltä ei ole väärin, aikuinen voi hyvin jatkaa toisessa yhdistyksessä, mutta samalla oppii uusia taitoa sinne kannettavaksi.

4. Bongaa entinen partiolainen

Tämä lienee tutuin käytetyin muoto rekrytä uusi ryhmän vetäjä. Mieti ensi kerralla kuitenkin asiaa laajemmin, älä soita pelkästään oman lippukunnan tutuille kavereille. Soita piiritoimistoosi ja pyydä heiltä listaus alueellasi asuvista partiolaisista, jotka eivät kuulusi omaan tai alueesi lippukuntaan. Vaikka meidät on pienestä pitäen opetettu siihen että se oma kotilippukunta on ainoa oikea, on aikuisena hyvä ottaa rohkea askel partiopolulla ja kokeilla seikkailu uudessa lippukunnassa.

5.Ehdota tuntemattomalle

Miksei tuntematontakin ihmistä voisi rekrytä mukaan. Tapaat ihmisiä päivittäin, joitakin vain hetken. Käytä tämä tilaisuus hyödyksi, kerro hänelle kuinka tärkeänä itselle pidät harrastusta ja miten se on palkinnut sinua. Pieni kipinä jää helposti ihmiseen kytemään ja ehkä seuraavan kerran kun hän törmää toiseen partiolaiseen hän uskaltaa lähteä kokeilemaan.

 6.Kerro paikallislehdelle

Kerro paikallislehteen jutun poikanen, jossa aikuinen on aloittanut toiminnan lippukunnassasi.  Oma paikallislehteni ainakin julkaisee viikoittain juttuja urheiluseurojen valmentajavaihdoksista. Jos toimittaja ei tee juttua, voit seuraavalla kerralla kirjoittaa sen itse. Näin pienellä resurssilla toimiva toimitus pääsee helpolla ja saa kiinnostavan jutun lehteen. Pidä huoli että lippukuntasi on valmis ottamaan massoittain puhelinsoittaja sen jälkeen kun lehti ilmestyy.

 7.Vie partio paikkakunnan tapahtumiin

Ole aktiivisesti mukana myyjäisissä ja toritapahtumissa yms.  Pyri näyttämään millaista partio on ja varaa oheen muutama esite. Vaikka ulkoisesti näyttää että olet myymässä partiohilloa, oletkin oikeasti rekrytoimassa ihmisiä. Tee tuotteestasi helposti lähestyttävä, kiinnostava ja kohtuullisen halpa, näin saat ihmisiä juttelemaan. Jutun lomassa sinä johdattelet heidät toimintaan. Helpoiten mukaan pääsee kun palauttaa ostetun partiohillopurkin kololle ja palkinnoksi pääsee retkelle.

 8.Sissimarkkinointi

Jos kaikki keinot on kokeiltu, on aika tarttua luovaan mietintä myssyyn. Mieti missä paikkakuntasi potentiaalinen ryhmänvetäjä on? Miten hänet tavoittaisin? Mikä on paras lähestymistapa? Älä kurota liian korkealle, yksi hyvä rekrytointi riittää.  Se voi saada aikaan toisen ja niin edelleen.
Esim. Paikkakunnallasi on varmaan paljon 40+ ihmisiä, jotka vaikuttavat aktiivisesti kunnallispolitiikassa, osuuskunnissa, seurakuntien valtuustoissa etc. Mitä tekevät heidän puolisonsa silloin, kun ukko tai akka istuu tuntitolkulla valtuustossa? Aivan nyhjöttää kotona. Lähesty kohderyhmääsi poliitikon kautta, ovathan he sinun lippukuntasi tärkeää sidostyhmää. Lähetä heille vaikka adventtikalenteri ja laita oheen mainos toiminnastasi ja kertomus siitä kuinka aikuinenkin pääsee mukaan seikkailuun.

 9. Soita ukille

Suomen kansa vanhenee päivä päivältä, samaan aikaan ns. ikäihmiset ovat entistä nuorempia ja parempi kuntoisia. Mikä estää vaaria tai mummoa toimimasta partiossa? Heillä on aikaa tai ainakin he saavat kalenteriinsa helpommin tilaa. Kokenut 60 v aikuinen on myös lapselle ja nuorelle erinomainen kasvattaja.

 10.Pestaa puolisosi

Aivan, ihan kaikki partiolaiset eivät ole naimisissa partiolaisen kanssa. Vuosia on ehkä jo katsonut harrastustoimintaasi hivenen epäluuloisena ja on saattanut muodostaa siitä vinoutuneen kuvan. Nyt on aika kääntää uusi lehti ja houkutella puoliso mukaan koloiltaan. Onhan se myös niin että kun lapsenne täyttää seitsemän on kummankin vanhemman tiedettävä mitä se partio oikeasti on.